Medyc - 500+ pozytywnych odpowiedzi z rynku placówek medycznych

1. O kliencie

Medyc to polska platforma do zarządzania placówką medyczną. System obsługuje rejestrację online, elektroniczną dokumentację medyczną, rozliczenia z NFZ i płatnikami prywatnymi, e-recepty i grafiki specjalistów - korzysta z niego ponad 8 tysięcy specjalistów w Polsce.

Klientem Medyca jest właściciel lub manager placówki - od jednogabinetowej praktyki psychoterapeutycznej po wielospecjalistyczne centrum medyczne z kontraktem NFZ. To rynek policzalny co do sztuki, bo każda placówka w Polsce figuruje w publicznym rejestrze. Ta sama cecha, która ułatwia zbudowanie bazy, ustawia poprzeczkę wysoko - skoro listę placówek może pobrać każdy, wygrywa ten, kto lepiej wie, co do nich napisać.

Potrzeba była jasna - stały, przewidywalny dopływ umówionych prezentacji produktu dla zespołu sprzedaży Medyca.

2. Wyzwanie

Placówka medyczna to jeden z najtrudniejszych adresatów cold emaila. Publiczny adres prowadzi do rejestracji zajętej pacjentami, decydent jest w gabinecie albo na obchodzie, a skrzynka placówki dostaje oferty od lat. Do tego rynek jest skończony - placówek nie przybywa w tempie, w jakim ubywa nietkniętych kontaktów.

Adres publiczny prowadzi do rejestracji

Placówki publikują adres do zapisów pacjentów, a osoba decyzyjna rzadko go czyta. Kampania pisana „na placówkę" kończy w skrzynce, którą rejestratorka czyści między telefonami. Dotarcie do właściciela wymaga innego warsztatu niż w klasycznym B2B, gdzie każdy ma imienny adres służbowy.

Każdy typ placówki ma inne bóle

Gabinet psychoterapii chroni notatki z sesji, centrum fizjoterapii tonie w papierze, a placówka wielospecjalistyczna rozlicza kontrakt NFZ na kilku systemach naraz. Jedna wiadomość do wszystkich trafia w nikogo - komunikacja musi być rozpisana per typ placówki, a to mnoży pracę nad treściami.

Rynek policzalny i wyczerpywalny

Placówek jest w Polsce skończona liczba i prędzej czy później kampania skontaktuje się z każdą. Wtedy kończy się prospecting, jaki zna większość agencji - a zaczyna dyscyplina wracania do tej samej bazy tak, żeby odbiorca chciał przeczytać kolejną wiadomość.

3. Jak utrzymaliśmy ten rytm

Rozpoznanie - miesiące testów źródeł i sygnałów

Pierwsze miesiące współpracy to systematyczne testowanie źródeł danych i sygnałów zakupowych - zanim kampanie weszły na właściwe tempo.

Punktem wyjścia było znalezienie odpowiedzi na pytanie, skąd w ogóle brać placówki i po czym poznać, że warto do nich napisać właśnie teraz. Testowaliśmy źródła - KRS, Google Maps, bazy oparte na LinkedIn, rejestr RPWDL - oraz sygnały: liczbę opinii w Google, osoby obejmujące nowe stanowiska, nowo otwarte placówki, publikowane treści.

Testów w fazie początkowej było ponad czterdzieści, bo każdą hipotezę trzeba sprawdzić osobno na każdy rodzaj placówki - to samo źródło potrafi działać na centra wielospecjalistyczne i nie działać na gabinety. Do tego dochodziły warianty treści, więc liczba kombinacji rosła szybko.

Ta faza zajęła kilka miesięcy i wygenerowała skromne pierwsze wyniki. Opłaciła się później - z testów wyszła mapa źródeł i sygnałów, na której kampanie jadą do dziś. Który sygnał okazał się najskuteczniejszy i jak go łączymy, zostaje w naszym warsztacie.

Zwycięskie tematy i tempo

Z testów wyłoniły się tematy, które otwierały rozmowy - rejestracja online i elektroniczna dokumentacja medyczna. Kampanie weszły w stały rytm.

Najlepiej pracowały treści osadzone w codzienności placówki - rejestracja online, która zdejmuje telefony z recepcji, i dokumentacja medyczna prowadzona elektronicznie zamiast w segregatorach. To były tematy, od których zaczynała się większość umówionych demo.

Równolegle rozwiązaliśmy problem adresów - nauczyliśmy się docierać do osoby decyzyjnej także tam, gdzie jedynym publicznym adresem jest skrzynka rejestracji. Jak to robimy, zostawiamy dla siebie, bo to jedna z przewag całego programu.

Od kwietnia 2025 wyniki weszły na tempo, które dało się planować - kilkanaście do dwudziestu umówionych demo miesięcznie, przekazywanych na bieżąco zespołowi Medyca.

Koniec bazy - moment, w którym kończy się prospecting

Po kilkunastu miesiącach kampanie skontaktowały się z każdą placówką z dostępnej bazy. Dla większości programów outboundowych to koniec drogi. Dla nas był to początek drugiej połowy projektu.

Rynek placówek jest policzalny, więc ten moment był kwestią czasu i wiedzieliśmy o tym od początku. Wyzwanie brzmiało - jak wrócić do bazy, która już nas zna, tak, żeby kolejna wiadomość była mile widziana.

Do tego dochodzi zjawisko, które dotyczy całego cold mailingu, niezależnie od branży i rynku - globalne reply rate spadają z roku na rok, bo wiadomości wysyła coraz więcej firm, a skrzynki odbiorców są coraz pełniejsze. Widzimy to w danych ze wszystkich naszych rynków. Kampania, która działała rok temu, dziś dowozi mniej, więc utrzymanie tego samego wyniku wymaga ciągłej ewolucji.

Odpowiedzią była zmiana kąta zamiast zwiększania częstotliwości. Do tej samej placówki wracamy z innym tematem, dopasowanym do jej typu - i to wymagało rozpisania produktu na nowo.

Produkt rozpisany na funkcjonalności per typ placówki

Rozpisaliśmy system Medyc na kilkanaście funkcjonalności i dopasowaliśmy każdą do bólu konkretnego typu placówki. Placówki wielospecjalistyczne dostały pięć osobnych kątów komunikacji.

Gabinety psychoterapii słyszą o szyfrowanej dokumentacji sesji i bezpieczeństwie notatek. Centra fizjoterapii o automatyzacji obsługi wizyt i odzyskanych godzinach pracy administracyjnej. Przychodnie POZ o sprawozdawczości NFZ, która w wielu placówkach spada na te same dwie-trzy osoby.

Placówki wielospecjalistyczne rozpisaliśmy najgłębiej - na pięć osobnych tematów. Praca na kilku systemach naraz, dyktowanie kartotek zamiast ręcznego wpisywania, rozliczenia NFZ z AP-KOLCE i SZOI, zgody pacjentów podpisywane na tablecie zamiast na papierze, wreszcie rozliczanie pacjentów, za których płaci ubezpieczyciel albo pracodawca. Każdy temat to osobna kampania z własnymi testami.

Osobną ścieżką były zmiany w prawie. Gdy Centralna e-Rejestracja objęła od sierpnia kolejne zakresy świadczeń, placówki z kontraktem NFZ musiały zsynchronizować grafiki z systemem centralnym - a Medyc ma tę integrację wbudowaną. Wiadomość o nadchodzącym obowiązku otwiera rozmowy, których zwykła oferta nie otworzy.

Higiena bazy i stały rytm

Fundamentem powrotów jest struktura wykluczeń - placówka, która odmówiła, ma spokój na 12 miesięcy. Dzięki temu odbiór kampanii pozostaje dobry, a wyniki stabilne od ponad półtora roku.

Każda odpowiedź w stylu „obecnie niezainteresowani" trafia do struktury blokującej kontakt z tym adresem i domeną na kolejne 12 miesięcy. Wracamy wyłącznie do tych, którzy na powrót zasługują - i to jest powód, dla którego kolejne fale kampanii wciąż są dobrze odbierane.

Rytm wyników utrzymuje się między 15 a 20 umówionymi demo miesięcznie, z lepszymi miesiącami sięgającymi dwudziestu. Licznik pozytywnych odpowiedzi od kwietnia 2025 przekroczył 500.

Współpraca trwa dalej. Baza sygnałów odświeża się sama, katalog przetestowanych tematów rośnie, a każda zmiana w przepisach dokłada kampaniom nowy powód do napisania.

4. Wyniki

Kampanie Medyca przeszły przez 17 miesięcy i przez całą dostępną bazę placówek w Polsce. W tym czasie zmieniały się źródła danych, sygnały, tematy wiadomości i typy placówek, do których pisaliśmy. Licznik pozytywnych odpowiedzi przekroczył 500, a rytm umówionych demo utrzymał się między 15 a 20 miesięcznie.

Moment wyczerpania bazy widać w tej historii najwyraźniej. Kampanie skontaktowały się z każdą placówką, a wynik się utrzymał - w miejsce prospectingu wszedł katalog kilkunastu tematów, z których każdy daje powód do powrotu. Placówka wielospecjalistyczna, która rok wcześniej przeczytała wiadomość o rejestracji online, dziś dostaje wiadomość o rozliczaniu pacjentów ubezpieczycieli - i odpowiada.

Kontekst opisujemy otwarcie, bo bez niego liczby są nieczytelne. Reply rate w cold emailu spadają globalnie, rok do roku, we wszystkich branżach i na wszystkich rynkach. Utrzymanie stałego rytmu przez półtora roku na rynku, który w międzyczasie się wyczerpał, wymagało wymyślania kampanii na nowo mniej więcej co kwartał.

5. Wnioski

Trzy zasady z tego projektu, które przenosimy na każdy policzalny rynek.

Na policzalnym rynku koniec bazy to etap, a nie koniec

Każda kampania na skończonym rynku kiedyś skontaktuje się ze wszystkimi. Program, który ma to wpisane w plan od początku - z katalogiem tematów na powroty i wykluczeniami chroniącymi odbiór - działa dalej. Program zbudowany na samym prospectingu w tym momencie gaśnie.

Produkt to kilkanaście kampanii, a nie jedna

System dla placówek medycznych to z perspektywy odbiorcy kilkanaście różnych obietnic - inna dla psychoterapeuty, inna dla managera centrum wielospecjalistycznego. Rozpisanie produktu na funkcjonalności i dopasowanie ich do bólów segmentów zwielokrotniło liczbę rozmów z tej samej bazy.

Wynik jest sumą kilkunastu elementów działających naraz

Na stały dopływ demo składa się precyzja kampanii, wysoki wolumen dotarcia każdego dnia, wysoka dostarczalność, sygnały rynkowe, poszanowanie odbiorcy i powściągliwość w kontakcie, kreatywność w wymyślaniu kolejnych kampanii i treści, oraz niekończące się testy. Pojedyncza kampania, choćby najlepsza, odpowiada za ułamek tego wyniku - resztę robi kilkanaście małych części pracujących jednocześnie.

Reply rate spadają globalnie z każdym rokiem i ta tendencja się nie odwróci. Stały wynik w cold emailu przestał być kwestią jednej dobrej kampanii - jest efektem systemu, który potrafi się wymyślać na nowo szybciej, niż rynek się wyczerpuje.

6. Podsumowanie

Producent oprogramowania dla placówek medycznych potrzebował stałego dopływu demo produktu. Kampanie oparte na sygnałach z rejestrów, treściach rozpisanych per typ placówki i strukturze powrotów wygenerowały ponad 500 pozytywnych odpowiedzi w 17 miesięcy i utrzymują rytm 15-20 umówionych demo miesięcznie - również po wyczerpaniu pierwotnej bazy rynku.