Velar Clean Space - od reaktywnej sprzedaży do systematycznego pozyskiwania kontraktów

1. O kliencie

Velar Clean Space to dostawca usług utrzymania czystości obiektów komercyjnych, działający na polskim rynku od około 6 lat. Jest częścią szerszej Velar Group, której łączne zatrudnienie - razem z personelem na obsługiwanych obiektach - przekracza 500-600 osób. Sama Velar Clean Space obsługuje tysiące metrów kwadratowych powierzchni komercyjnej, w tym topowe biurowce klasy A w Warszawie, hotele i biura większych kancelarii prawnych oraz korporacji.

Klient szukał skalowalnego, regularnego kanału pozyskiwania nowych kontraktów - takiego, który nie zależałby od tradycyjnych rekomendacji i osobistych relacji handlowca, a jednocześnie pozwalał wyprzedzić konkurencję w docieraniu do decydentów odpowiedzialnych za wybór dostawców usług sprzątania w obiektach klasy A.

2. Wyzwanie

Velar Clean Space chciał rozwinąć obecność w Warszawie i Krakowie, ale napotkał trzy realne bariery: brak regularnego, przewidywalnego dopływu jakościowych leadów, trudność w dotarciu do faktycznych decydentów oraz nieefektywne metody prospectingowe, które pochłaniały czas handlowców bez wymiernych wyników w skali, której wymagała strategia ekspansji.

Brak regularnego dopływu jakościowych leadów

Sprzedaż w Velar Clean Space opierała się głównie na rekomendacjach, relacjach handlowych i odpowiedziach na zapytania ofertowe. Skala tego procesu nie pozwalała na wyrównany, przewidywalny flow nowych kontraktów - a właśnie taki był warunek dalszego wzrostu w Warszawie i Krakowie.

Trudność dotarcia do faktycznych decydentów

Wybór dostawcy usług sprzątania w korporacjach i biurowcach nie zależy od jednej osoby. Decyzja przechodzi przez Property Managerów, Facility Managerów, koordynatorów biurowych - czasem przez wewnętrznego dyrektora administracyjnego. Maile na ogólne adresy (info@, recepcja) trafiały w próżnię, a standardowe bazy B2B nie pozwalały precyzyjnie dotrzeć do właściwej osoby w konkretnym budynku.

Nieefektywny prospecting i ograniczony zasięg rynkowy

Ręczne wyszukiwanie kontaktów, klasyczne cold calle i odpowiadanie na pojedyncze zapytania pochłaniały dużo czasu handlowca, a jednocześnie nie pokrywały rynku w skali, której wymagała strategia ekspansji. Velar Clean Space potrzebował systematycznego sposobu na bycie obecnym wszędzie tam, gdzie pojawia się nowa potrzeba - zanim konkurencja zdąży zareagować.

3. Jak podeszliśmy do tego rynku

Mapowanie rynku i pełne pokrycie segmentu biurowego

Pełne zmapowanie rynku obiektów komercyjnych w Warszawie i Krakowie, ze szczególnym naciskiem na biurowce klasy A i B oraz wszystkie firmy w nich rezydujące. Cel: regularna obecność wśród wszystkich osób zarządzających nieruchomościami komercyjnymi w tych miastach.

Zbudowaliśmy bazę wszystkich relewantnych biurowców i hoteli w Warszawie i Krakowie - razem z mapą firm rezydujących w każdym z nich. Świadomie nie zawęziliśmy do jednego segmentu, tylko pokryliśmy pełen przekrój: od mniejszych kancelarii i firm doradczych po międzynarodowe korporacje w budynkach klasy A.

Druga warstwa bazy to osoby zarządzające - Property Managerowie, Facility Managerowie, koordynatorzy biurowi, dyrektorzy administracyjni. Per budynek mapowaliśmy wszystkich, którzy mogli być w łańcuchu decyzyjnym wyboru dostawcy.

Ta zasada pełnego pokrycia jest fundamentem reszty kampanii - bez niej wszystkie kolejne sygnały targetingowe trafiałyby w niepełną pulę kontaktów.

Sygnały rynkowe - przed konkurencją, nie za nią

Codzienne filtrowanie newsów z LinkedIn i Google o nowo otwartych biurowcach, nowych biurach, firmach przenoszących się na polski rynek i zmianach na stanowiskach decyzyjnych. Sygnały pozwalały docierać do decydentów wcześniej niż konkurencja, w naturalnym momencie zakupowym.

Codzienne filtrowanie newsów (LinkedIn + Google) pod kątem trzech kluczowych sygnałów: nowo otwarte biurowce, firmy planujące lub realizujące przeprowadzkę do Polski, nowe biura uruchamiane przez istniejące podmioty. Każdy taki sygnał oznaczał świeży, jeszcze nieobsadzony moment zakupowy.

Drugi typ sygnału - zmiany na stanowiskach Property i Facility Managerów oraz koordynatorów biurowych. Job announcements na LinkedIn były dla nas wczesnym sygnałem, że ktoś nowy obejmuje obiekt i naturalnie będzie weryfikować dotychczasowych dostawców.

To podejście pozwoliło Velar Clean Space być na biurku decydenta w momencie, w którym konkurencja jeszcze nie wie, że budynek lub firma w ogóle wchodzi w proces wyboru dostawcy.

Dopasowana komunikacja per segment

Tworzyliśmy zwięzłe, mocne wiadomości z jasną propozycją wartości, social proof i relewantnymi case studies. Wiele wersji treści i sekwencji testowaliśmy i optymalizowaliśmy w czasie rzeczywistym, żeby maksymalizować engagement i reply rate.

Wiadomości projektowane pod konkretną sytuację odbiorcy: inna komunikacja do Facility Managera obejmującego nowy obiekt, inna do koordynatora biurowego firmy przenoszącej się do Polski, inna do dyrektora administracyjnego kancelarii. Bez ogólnych szablonów - konkretny kontekst, konkretny pain, konkretne CTA.

Każda sekwencja zawierała social proof i relewantne odniesienie dopasowane do segmentu - dla biurowca klasy A inny dowód niż dla kancelarii prawnej, dla hotelu jeszcze inny.

Wszystkie wersje testowane równolegle. Optymalizacja w czasie rzeczywistym na podstawie reply rate i jakości rozmów - nieefektywne warianty były wycofywane szybko, a działające stawały się punktem wyjścia dla kolejnych iteracji.

Wsparcie procesu sprzedaży i odciążenie zespołu

Zsynchronizowaliśmy działania z CRM Velara. Status updates, przypomnienia i follow-upy obsługiwaliśmy my - sprzedaż skupiała się wyłącznie na rozmowach i zamykaniu deali.

Pełna integracja z CRM Velara. Każdy nowy lead trafiał do handlowca razem z kontekstem (skąd przyszedł, jaki sygnał targetingowy zadziałał, jakie pytanie zadał) - gotowy do rozmowy.

Status updates, follow-upy z prospektami wymagającymi dłuższego cyklu decyzyjnego, przypomnienia w odpowiednim momencie - to wszystko obsługiwaliśmy my, żeby zespół sprzedaży nie tracił czasu na obsługę administracyjną pipeline'u.

Efekt: sprzedaż mogła skupić się wyłącznie na rozmowach z gotowymi prospektami i domykaniu kontraktów. Reszta pipeline'u funkcjonowała w tle, bez konieczności jej ręcznego prowadzenia.

4. Wyniki

Pipeline Velar Clean Space objął pełen przekrój klientów biurowych - od mniejszych kancelarii prawnych po międzynarodowe korporacje w biurowcach klasy A, plus topowe hotele w Warszawie. Jednolity proces obsłużył wszystkie te segmenty, bo dane pozwalały na precyzyjną komunikację w każdym z nich.

Najmocniejszy efekt nie sprowadza się do pojedynczego kontraktu, lecz do zmiany charakteru sprzedaży - Velar Clean Space przestał reagować na zapytania i zaczął systematycznie wyprzedzać konkurencję na biurkach decydentów. Decydenci często byli na ich biurku 6-12 miesięcy przed momentem realnego wyboru dostawcy, dzięki czemu pipeline budował się nie tylko na bieżący kwartał, ale na kolejne.

Wielu prospektów, którzy w pierwszym kontakcie prosili tylko o wycenę, wracało po kilku miesiącach gotowych do podpisania - bo Velar Clean Space funkcjonował już u nich jako znana, sprawdzona opcja w głowie decydenta. To efekt, który w branży tradycyjnie opartej na rekomendacjach jest trudny do zbudowania bez systematycznego outboundu.

Opinia klienta

„Najmocniejsze ze współpracy ze Scaling Labs to zmiana charakteru pracy mojego zespołu - zamiast wysyłać maile, robić cold calle i jeździć z objazdami po terenie, teraz skupiamy się na prowadzeniu rozmów z zainteresowanymi firmami, robieniu wycen i sprzedaży. Zaskoczyło mnie, jak wiele kontaktów wraca do nas po kilku miesiącach - lead, który kiedyś zapytał o ofertę lub dostał wycenę, sam wraca gotowy do podpisania. To są kontrakty, które bez tego procesu w ogóle by się nie domknęły.”

Mariusz SieńkoManager Operacyjny ds. Utrzymania Czystości, Velar Clean Space

5. Wnioski

Trzy zasady, które przesądziły o wyniku tego projektu - i które przekładamy też na inne wdrożenia w branżach tradycyjnie opartych na relacjach.

Pełne pokrycie rynku jako fundament

Mapowanie wszystkich biurowców, wszystkich firm w nich rezydujących i wszystkich decydentów odpowiedzialnych za wybór dostawcy - bez tej bazy żaden sygnał targetingowy nie miał na czym pracować. Cierpliwa, systematyczna praca u podstaw.

Sygnały rynkowe wyprzedzają konkurencję

Newsy o nowo otwartych biurach, relokacjach firm do Polski i zmianach na stanowiskach Facility Managerów to były dla nas wczesne sygnały zakupowe. Bycie pierwszym na biurku decydenta - jeszcze zanim konkurencja zauważy, że budynek lub firma weszła w proces zmiany - dało Velar Clean Space wyraźną przewagę.

Odciążenie zespołu sprzedaży

Synchronizacja z CRM, prowadzenie follow-upów, status updates, długoterminowy nurturing prospektów na wcześniejszym etapie - wszystko po naszej stronie. Sprzedaż Velara skupiała się tylko na tym, co naprawdę wymagało rozmowy: domykaniu kontraktów.

Cierpliwa praca u podstaw, sygnały rynkowe wyprzedzające konkurencję i odciążenie sprzedaży - to wzorzec, który skalujemy w innych projektach lead-gen dla branż usługowych opartych na długoterminowych kontraktach.

6. Podsumowanie

W ciągu kilku tygodni rozmowy z decydentami wzrosły 4×. Wielu prospektów, którzy początkowo prosili o wycenę, wracało po 6-12 miesiącach gotowych do podpisania - budując pipeline nie tylko na teraz, ale na kolejne kwartały.