Rejestr placówek medycznych (RPWDL) i baza placówek - skąd wziąć dane

Wszystkie dane o polskich placówkach medycznych są jawne. RPWDL prowadzi rejestr każdego podmiotu leczniczego, GUS udostępnia dane rejestrowe, KRS i CEIDG pokazują strukturę właścicielską, a Google Maps ma to, czego w rejestrach brakuje - godziny, opinie, telefony, strony.

Da się z tego zbudować własną bazę i większość firm może to zrobić samodzielnie. Ten tekst jest o tym, co przy tym napotkasz, oraz o tym, co dostajesz naprawdę, kupując gotowy plik.

1. Rejestry publiczne - RPWDL, GUS, KRS i spółka

Pięć źródeł wystarczy, żeby złożyć obraz polskiego rynku placówek. Każde daje co innego i każde ma swoje ograniczenie.

• RPWDL - rejestr podmiotów leczniczych, publiczny i aktualizowany na bieżąco. Daje nazwę, strukturę podmiotu, komórki organizacyjne i specjalności
• GUS REGON - dane rejestrowe i klasyfikacja PKD, przydatne do odsiania podmiotów spoza Twojego rynku
• KRS - struktura właścicielska spółek prowadzących placówki, czyli miejsce, w którym widać sieci
• CEIDG - jednoosobowe działalności i indywidualne praktyki zawodowe
• Google Maps - godziny otwarcia, telefon, strona, liczba i treść opinii. Scrapowanie tego źródła obsługuje Apify
• Strona samej placówki - zakres usług, liczba lekarzy, cennik, adresy pozostałych lokalizacji
• CWOH - Centralny Wykaz Obiektów Hotelarskich to odpowiednik dla innej branży, ale pokazuje zasadę - dla większości rynków w Polsce istnieje publiczny rejestr, od którego można zacząć

2. Co naprawdę kupujesz razem z gotową bazą

Kupiony plik ma tę zaletę, że jest od razu. Warto jednak wiedzieć, czego się z niego nie dowiesz - a są to akurat cztery rzeczy, które decydują o wyniku kampanii.

1. Kompletność

   Nigdy nie sprawdzisz, ile placówek ten plik pominął ani ilu kontaktów w nim brakuje. Widzisz to, co w nim jest, i nie masz jak porównać tego z rynkiem.

2. Data aktualizacji

   Deklaracja sprzedawcy to jedno, stan faktyczny to drugie. Dowiesz się dopiero wtedy, gdy zaczniesz trafiać na numery telefonów, które są już nieaktualne, i na adresy e-mail, z których wiadomości wracają, bo skrzynka po drugiej stronie przestała istnieć.

3. Weryfikacja

   Nie wiadomo, czy adresy przeszły jakąkolwiek walidację, a jeśli tak, to kiedy. Ma to znaczenie, bo wiadomości wysłane na nieistniejące skrzynki wracają jako odbicia, a to one najszybciej psują reputację Twojej domeny i wpychają kolejne maile do spamu.

4. Wyłączność, której nie ma

   Ten sam plik kupili wszyscy pozostali dostawcy w Twojej branży. Te same adresy i te same numery są atakowane równolegle przez kilkunastu nadawców, więc konkurujesz o uwagę na dokładnie tej samej liście.

3. Pułapki, na które trafisz, budując własną

Budowa własnej bazy zdejmuje wszystkie cztery niewiadome powyżej. W zamian dostajesz kilka problemów, o których warto wiedzieć wcześniej.

1. Jeden adres mailowy na piętnaście klinik

   Sieci podają często jeden wspólny adres dla wszystkich lokalizacji. Jeśli potraktujesz je jako piętnaście rekordów, wyślesz piętnaście wiadomości do tej samej skrzynki w jednym tygodniu i spalisz kontakt, zanim ktokolwiek go przeczyta.

2. Praktyka jednoosobowa kontra podmiot leczniczy

   To dwie różne kategorie w rejestrze i dwa różne rynki. Lekarz prowadzący gabinet w pojedynkę sam odbiera telefon, więc większość produktów sprzedawanych placówkom po prostu go nie dotyczy.

3. Ta sama placówka pod trzema nazwami

   Nazwa w rejestrze, nazwa handlowa na stronie i nazwa w Google Maps potrafią się różnić. Bez dopasowania po adresie i numerze wpisu dostaniesz duplikaty, które policzysz jako osobne firmy.

4. Podmioty wykreślone i nieaktywne

   Rejestr trzyma historię, więc trafisz na wpisy zamknięte lata temu. Wychwycisz je po dacie wykreślenia albo po braku śladu w Google Maps.

5. Adresy ogólne bez człowieka

   Rejestracja, recepcja, kontakt - to są prawdziwe adresy, które trafią do właściwej placówki. Wymagają jednak zupełnie innej treści niż adres imienny, o czym piszemy szerzej w tekście o docieraniu do placówek.

4. Weryfikacja przed pierwszą wysyłką

Baza zbudowana i odsiana to jeszcze nie baza gotowa do wysyłki. Każdy adres powinien przejść walidację - my używamy do tego MillionVerifier, którego znajdziesz w źródłach na końcu tekstu - a rekordy, których potwierdzić się nie da, zostają poza kampanią.

Powód jest czysto rachunkowy. Odbicia, czyli wiadomości wracające z nieistniejących skrzynek, obciążają reputację domeny szybciej niż cokolwiek innego, a reputacja odbudowuje się tygodniami. Wysłanie kampanii na niezweryfikowaną bazę zamienia kilkadziesiąt złotych oszczędności na kilka tygodni przestoju.

5. Baza jest punktem wyjścia

Warto powiedzieć wprost, jak bardzo baza jest tylko początkiem. Dwie firmy pracujące na identycznej liście adresów potrafią osiągnąć wyniki różniące się o rząd wielkości, bo o rezultacie decyduje to, co dzieje się po jej zbudowaniu.

Segmentacja pod produkt, dobór osoby, do której piszemy, treść oparta na tym, co o placówce wiadomo poza adresem, infrastruktura wysyłkowa, która wytrzyma wolumen, i testowanie kilku wariantów równolegle. Sama lista jest częścią najtańszą i najłatwiejszą do skopiowania.

Dlatego jeśli zastanawiasz się nad zakupem gotowego pliku, warto najpierw odpowiedzieć sobie na inne pytanie - kto konkretnie ma przeczytać tę wiadomość i dlaczego miałby na nią odpisać.

Zbudowanie własnej bazy placówek medycznych jest w zasięgu każdej firmy, która sprzedaje do tego rynku. Wymaga kilku dni pracy, kilku źródeł i dyscypliny przy odsiewaniu, a w zamian daje coś, czego kupiony plik nigdy nie da - pewność, co w tej bazie jest, kiedy powstała i kto jeszcze na niej pracuje.

W Scaling Labs budujemy dedykowane bazy dla klientów i prowadzimy na nich kampanie aż do przekazania leada. Opisaliśmy to podejście na osobnej stronie.

Albert ZuszmanFounder, Scaling Labs

Albert Zuszman prowadzi Scaling Labs, agencję prospectingu B2B z Warszawy. Od kilku lat buduje kampanie cold email i cold calling dla firm B2B, funduszy PE i zespołów wchodzących na polski rynek. Pisze o tym, co działa w realnych projektach, z liczbami z kampanii.