Baza lekarzy i baza szpitali w Polsce - darmowe rejestry i płatne bazy

Fundamentem danych o placówkach jest RPWDL, czyli rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Każda legalnie działająca placówka i praktyka zawodowa musi w nim być. Po modernizacji zakończonej w 2025 roku rejestr ma publiczną wyszukiwarkę, pliki do pobrania z danymi podmiotów i praktyk oraz publiczne API - tak opisuje to prowadzące rejestr Centrum e-Zdrowia. Każdy wpis ma przypisany rodzaj działalności leczniczej, więc szpitale, czyli podmioty prowadzące stacjonarne i całodobowe świadczenia, da się z danych odsiać. Rejestr opisaliśmy szczegółowo w osobnym przewodniku po rejestrze placówek medycznych.

Dane o lekarzach jako osobach prowadzi Naczelna Izba Lekarska w Centralnym Rejestrze Lekarzy. Wyszukiwarka pozwala zweryfikować pojedynczego lekarza - numer PWZ, specjalizacje, status zawodowy. Hurtowe pobranie rejestru jest zabronione, a dostęp do większych zestawień NIL udostępnia odpłatnie, na indywidualny wniosek.

Trzecim filarem są dane NFZ. Informator o umowach pokazuje każdego świadczeniodawcę z kontraktem oraz kwoty tych umów - to publiczna miara wielkości placówki, przydatna przy ustalaniu priorytetów. Wyszukiwarka „Gdzie się leczyć" dodaje adresy i dane kontaktowe placówek przyjmujących na NFZ. Do kompletu zostają rejestry gospodarcze - REGON dla wszystkich podmiotów i CEIDG dla indywidualnych praktyk.

Ten temat trzeba postawić, zanim zaczniemy mówić o docieraniu do osób decyzyjnych. Kontakt z placówką albo praktyką lekarską to komunikacja firmy z firmą - piszesz na adres związany z działalnością gospodarczą, w sprawie tej działalności. Nadal obowiązują Cię przepisy o komunikacji elektronicznej, które opisaliśmy w tekście o legalności cold mailingu, ale poruszasz się w ramach znanej praktyki rynkowej B2B.

Inaczej wygląda kontakt z lekarzem jako osobą prywatną - na przykład na prywatny adres czy numer znaleziony w sieci, niezwiązany z żadną działalnością. Formalnie przepisy o niezamówionych informacjach handlowych chronią wszystkich odbiorców tak samo, ale w warstwie danych osobowych sytuacja konsumenta jest mocniejsza - uzasadniony interes, na którym opiera się kontakt służbowy, przy prywatnych danych broni się znacznie słabiej. Ostrożna praktyka rynkowa wygląda więc tak, że oferty kieruje się do praktyk i placówek jako podmiotów, a prywatne kanały osób zostawia w spokoju.

Tu dochodzimy do sedna, o którym sprzedawcy baz mówią niechętnie. Kontakty w rejestrach i bazach to w ogromnej większości adresy ogólne - recepcja, sekretariat, rejestracja. Bezpośrednich maili i telefonów do właścicieli i prezesów placówek w praktyce w nich brak. Jest przy tym jeden niuans wart zapamiętania - w mniejszych placówkach ten „ogólny" adres często obsługuje sam właściciel, więc bywa bliżej decydenta, niż sugeruje nazwa.

Płatne bazy tej luki także w pełni domykają rzadko. Jeden z większych dostawców podaje na własnej stronie około 174 tysiące rekordów lekarzy, a adresów e-mail wśród nich niecałe 48 tysięcy - pokrycie mailowe rzędu jednej czwartej. Alternatywą bywają bazy budowane na danych z LinkedIna, ale w polskim sektorze medycznym ich pokrycie jest słabe, a część znajdowanych tam kontaktów to dane prywatne osób, czyli teren konsumencki z poprzedniej sekcji.

Ceny są przy tym bardzo rozstrzelone. Zestawienie szpitali z mailami placówek kupisz za kilkaset złotych, pełne bazy praktyk lekarskich potrafią kosztować kilkanaście tysięcy. Część dostawców cen w ogóle nie publikuje i wycenia zapytania indywidualnie.

Skoro bezpośrednich kontaktów do decydentów nigdzie nie ma, kluczową umiejętnością w tym sektorze jest docieranie do nich przez to, co dostępne - ogólny mail i telefon placówki. Osoba na recepcji codziennie decyduje, co przekazać dalej, a co skasować. Wiadomość napisana tak, żeby chciała ją przekazać właścicielowi - krótka, konkretna, z jasnym powodem, dlaczego to sprawa dla decydenta - regularnie dochodzi do celu. Ta sama zasada dotyczy telefonów, bo rozmowa z rejestracją to często najkrótsza droga do nazwiska i kontaktu właściwej osoby.

Wiemy to z własnych kampanii. W jednym z naszych wdrożeń, dla dostawcy technologii dla hoteli, ponad połowa całego wyniku przyszła właśnie przez skrzynki ogólne - kanał, który większość wysyłających z góry skreśla. W sektorze medycznym ta umiejętność znaczy jeszcze więcej, bo ogólnych adresów jest tu proporcjonalnie najwięcej.

Cały proces układa się więc w cztery kroki.